Hacerse oír en reuniones de trabajo

Hacerse oír en según que contextos no es fácil. En ocasiones no consigues que se escuche tu voz en las reuniones, ¿Verdad? ¡Debes saber que ocurre con mucha frecuencia!

Participar y dar el mensaje que quieres puede llegar a ser un arte; la buena noticia es que es posible y, además, sin alzar la voz.

A continuación algunos aspectos que  debemos tener en cuenta:

Antes de la reunión – Conocer perfectamente los puntos de la agenda, especialmente aquellos en los que quieras dar una opinión de impacto, ¡Prepárate! Construye previamente un discurso sobre aquello que quieras expresar: puntos fuertes, debilidades, oportunidades de mejora. Tu declaración de impacto o idea fuerza ha de ir más allá de estar de acuerdo con el statu quo. Por otro lado, muchas veces no conoces a los otros participantes en el encuentro, así que siempre es positivo charlar antes de que de comienzo la reunión; reduce la tensión y puede generar cierta empatía a tu favor.

Durante la reunión – “Escuchar para comprender”: no estar preparando la respuesta sin conocer y comprender los argumentos de las otras personas. Trata de recoger los puntos fuertes de tus interlocutores que te conecten con la idea que quieres transmitir. Cuando sea tu turno deberás expresar con claridad tu opinión y puntos de vista; sé claro acerca de lo que quieres; utiliza un lenguaje potente sin alzar la voz. Prepárate para hablar, porque hablar en las reuniones es una habilidad y como tal se aprende con la práctica, así que… ¡practica!

Es importante adaptar tu estilo de comunicación y lenguaje a la audiencia a la que te diriges: Jerga propia, entorno cultural, social o educativo, etc. Ten siempre en cuenta a quién te diriges cuando intentes hacer que te escuchen, presta atención a las personas, (háblales a su nivel, pero antes debes descubrir cual es ese nivel).

Al acabar – No te desanimes si tu idea es rechazada, quizás los argumentos no fueron suficientes o adecuados. Evalúa al grupo desde un punto de vista no personal; toma distancia emocional ya que muy posiblemente la decisión de no adoptar tu idea no tenga nada que ver contigo. Que eso no te hunda, sino te sirva para aprender y seguir aportando.

 

Hay que añadir otros aspectos de interés más relacionados con la personalidad o capacidad del orador. Son esos aspectos que desde el Coaching se pueden trabajar y mejorar y en los que en Ago Growing Together somos especialistas:

  • Asertividad: ser capaz de decir aquello que se desea decir con confianza, conoce y desarrolla las técnicas de comunicación asertiva.
  • Tu opinión y necesidades, en general, son tan importantes como las de los demás, si quieres hacerte escuchar es necesario hacer un esfuerzo consciente para hablar, en el mismo sentido tu tiempo es tan valioso como el de las demás personas, recuérdalo y respétalo, si necesitas del tiempo de otro pídeselo asertivamente.
  • Confianza: sentirse seguro de uno mismo sin caer en la prepotencia o arrogancia. Reconoce a los demás y sus aportaciones, no minimices tus ideas ni las de los demás.
  • Haz preguntas, con ello puedes atraer la atención de la gente además de posibilitar que los asistentes se cuestionen el asunto desde otro punto de vista.
  • Mantente informado, seguro que no quieres ser esa típica persona que en una reunión suelta opiniones sin tener la menor idea de lo que habla. Si no tienes nada que decir, abstente de demostrarlo con tus palabras.
  • Elige el medio de expresión más adecuado a ti y a tu audiencia, sin perder tu estilo propio. Cada persona entiende y asimila de manera diferente la información, presta atención a si los asistentes son visuales, auditivos o kinestésicos; puedes reforzar el discurso en un sentido u otro. En general una combinación de los tres aspectos puede hacer más eficaz esa comunicación.
  • Da tu opinión en primer lugar, la primera persona en hablar normalmente es la más escuchada; siempre y cuando se espere una respuesta u opinión; si no quedarás como un impertinente.
  • No grites, hablar fuerte no te da la razón, es más probable que te la quite y haga que no presten atención a lo que tienes que decir.

 

En definitiva, el arte de comunicar no es sólo tener algo que decir y querer hacerlo, implica un receptor o receptores, un mensaje bien formulado a través de un medio o lenguaje apropiado para la ocasión. Es necesario interiorizar estos aspectos, entrenar, practicar y perseguir la efectividad hasta alcanzar la excelencia.

“El carácter de un hombre podría ser aprendido por los adjetivos que usa habitualmente en sus conversaciones”    Mark Twain

 

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